Lokalizacja, pojemność, wyposażenie, zaplecze noclegowe i gastronomiczne – to najważniejsze czynniki, jakie biorą pod uwagę organizatorzy wydarzeń przy wyborze tzw. venue, czyli miejsca eventu.
Punktem wyjścia zawsze jest lokalizacja i łatwość dojazdu do obiektu, a także dostępne miejsca parkingowe. Na tym etapie następuje także wybór między destynacjami miejskimi, a peryferyjnymi oraz między hotelami, a innymi przestrzeniami eventowymi. Lokalizacja to także dodatkowe walory dla uczestników (dostęp do morza, gór, specyficznych sportów, historycznego terenu etc.) oraz możliwość zorganizowania dla nich wyjątkowych atrakcji, które sprawią, że dane wydarzenie będzie naprawdę niezapomniane, a na tym każdemu szanującemu się organizatorowi najbardziej zależy.
Następny aspekt to maksymalna pojemność venue i to w różnych ustawieniach. Najbardziej popularne z nich jest teatralne (czyli wolnostojące krzesła rozsiane wg pewnego schematu na sali), bankietowe (okrągłe stoły zakryte obrusami), tzw. klasa (biurka z przyporządkowanymi do nich krzesłami), podkowa (stoły ułożone w kształt litery U) lub wyspa (jak sama nazwa wskazuje, punkt lub punkty ułożone w różnych miejscach sali, przy których może pracować grupa). Tu istotny jest także sam metraż sal zapewniający uczestnikom swobodę i komfort. Standardy unijne przewidują, że optymalnie na jedną osobę powinny przypadać 2 m kw, a minimum to 1,11 m kw.
Sama liczba sal dostępnych w obiekcie jest o tyle istotna, że przy mniejszej można mieć je na wyłączność, a przy większej – istnieje ryzyko, że centrum konferencyjne, a zwłaszcza jego przestrzenie wspólne, będzie współdzielone z innymi grupami. Szczęśliwie większe obiekty potrafią odpowiednio zarządzać cyrkulacją uczestników tak, by nie wchodzili sobie w drogę.
Najbardziej popularne i pożądane przez organizatorów elementy wyposażenia sal eventowych wg publikacji „Turystyka w 2021” wydanej przez Główny Urząd Statystyczny
