Na horyzoncie pojawia się kwieciście przystrojona łódź, która delikatnie porusza taflę jeziora. Siedząca w niej Panna Młoda uśmiecha się do zebranych na brzegu ludzi, wśród których radośnie pląsają tajemnicze postacie rodem z romantycznych ballad. Wszystko usłane jest zielono-żółtą roślinnością imitującą jeziorne szuwary. W tle uwagę przykuwa gigantyczna florystyczna mandala. – Mamy dobry czas, wszystko przebiega zgodnie z planem. Żeby tylko nie zapomnieli słów swojej niezwykłej przysięgi – komentuje cicho stojąca na brzegu Valentina Pokrovskaya. - Goście w dobrych humorach, urzędniczka czeka w altanie, zespół podpięty pod nagłośnienie i po udanej próbie generalnej. Kelnerzy w pogotowiu z kieliszkami, a kuchnia dopieka dania ciepłe i szykuje bufet. Pogoda jest nam przychylna, wygląda na to, że białe parasole z zaplecza nie przydadzą się…

Sceneria z hollywoodzkiej produkcji? Nie, to wesele w plenerze koordynowane przez doświadczoną wedding plannerkę. Można by pomyśleć, że takie rzeczy tylko na Zachodzie, tymczasem okazuje się, że to zagranica coraz częściej wybiera Polskę na swoją ślubną destynację.

Spokój dla młodych

Przekrój par młodych w dzisiejszych czasach jest naprawdę szeroki: od ludzi po 20., którzy często wstępują na ślubny kobierzec z finansowym wsparciem rodziców, przez doświadczonych narzeczonych, dla których wesele to nie pierwszyzna, ale tym razem dokładnie wiedzą, czego chcą, aż po obcokrajowców, którzy w Polsce upatrują zabawowy raj sprowadzony do dużo przyjemniejszych kosztów niż u nich. Póki co właśnie zagraniczny klient lepiej rozumie korzyści, jakie zapewnia zatrudnienie wedding plannerki.

Klienci z Trójmiasta w przypadku Valentiny Pokrovskaya z Wedding Alchemy – która zapałała miłością do wesel po latach wewnętrznego oporu - stanowią jedynie 10%. Najwięcej ma par międzynarodowych składających się m.in. z osób, które wyjechały z kraju do pracy, czasami to z kolei Polacy mieszkający zagranicą, a innym razem to osoby polskiego pochodzenia, z którymi cała komunikacja formalna odbywa się w języku angielskim. Zdarzają się też pary, które nie mają nic wspólnego z naszym krajem, a chcą tu zorganizować wesele. Największa taka grupa to Norwegowie i Szwedzi. Polska staje się w ten sposób powoli destynacją weselną. Widać to też w rosnącej jakości usług - serwisu hotelowego, gastronomii itp.

Klienci, z którymi współpracuje Dorota Janicka-Kurlenda – właścicielka Gdańskiej Orchidei - to osoby ceniące swój czas, często mieszkające poza granicami naszego kraju i poszukujące kogoś na miejscu, komu można zaufać. Co ciekawe czasami zgłaszają się do niej również rodzice pary młodej, którzy w dniu przyjęcia weselnego preferują uczestnictwo w roli gości, a nie współorganizatorów.

Trafiają tym samym w sedno usługi wedding plannerki, która przede wszystkim zapewnia narzeczonym oraz ich bliskim spokój, poczucie panowania nad sytuacją, a w konsekwencji możliwość koncentracji na tym, co najważniejsze, czyli samym ślubie. Wedding plannerka odciąża parę i spina wszystkie szczegóły, nadzoruje cały program, jest osobą kontaktową dla podwykonawców i obsługi, a także opiekuje się gośćmi oraz bierze na siebie ewentualne problemy. A te ostatnie mogą być przeróżne.

Jedną z pamiętnych z sytuacji awaryjnych Bogny Bojanowskiej, zajmującej się weselami od ponad 15 lat, była sucha burza z piorunami, które trafiły w górną kondygnację budynku weselnego. Spowodowało to odłączenie całej elektryki, wstrzymanie pracy kuchni i ewakuację gości. Impreza przeniosła się na dwór i jedynym ratunkiem stał się alkohol. Szczęśliwie po godzinie mogli już kontynuować zabawę w obiekcie. Inne sytuacje to atak epilepsji jednego z gości, zasłabnięcie trębacza czy zapomnienie o zamówieniu tortu przez cukiernika. Swoim klientom Bogna Bojanowska powtarza: -

Gdy się „wali i pali”, przyjdę do Was i Wam powiem, ale jeśli to drobne problemy, zapewniam, że nawet nie będziecie o nich wiedzieć. Wy macie tego dnia przede wszystkim celebrować, a nie się zamartwiać.

Od 100 do 200 godzin

Nie znaczy to bynajmniej, że przyszli małżonkowie tracą decydujący głos czy całą frajdę z organizacji ślubu. Zadaniem wedding plannerki na etapie przygotowań jest przedstawienie im różnych opcji – w zależności od budżetu, ale i indywidualnych preferencji. Każdej parze zależy na czymś innym i pod to układane są priorytety. Dobra współpraca i budowanie relacji z podwykonawcami to podstawa w tym zawodzie. Sieć współpracujących firm to główne oręże w walce z weselnych chaosem. Często dzięki tym wypracowanym relacjom udaje się wynegocjować lepsze stawki dla pary. Nie do przecenienia jest też aspekt sprawdzonych kontaktów, na które można po prostu liczyć, nawet w sytuacjach losowych.

Sam koszt wedding plannerki w przypadku wesela na około 100 osób waha się między 10 tys., a 20 tys. zł – w zależności od zakresu wsparcia. W ciągu roku wedding plannerka obsługuje średnio od 8 do 12 wesel tak, aby móc poświęcić im należytą uwagę i czas. Standardowa realizacja zabiera 100 do 200 roboczogodzin, ale zdarzają się imprezy bardziej skomplikowane, np. 3-dniowe, na które trzeba przeznaczyć nawet 600 godzin. Zlecenia najlepiej przyjmować z odpowiednim wyprzedzeniem, czyli 1,5 roku przed ślubem, ewentualnie 9 - 12 miesięcy wcześniej. Zdarzają się tzw. pary last minute, czyli 3 - 4 miesiące wcześniej. Karolinie Wereszczyńskiej z „Weselmy się razem!” zdarzyło się nawet zorganizować wesele w 8 dni, ale to była sytuacja ekstremalna.

Czasami klienci potrzebują wsparcia tylko w wybranych aspektach. Dlatego też w swojej ofercie wedding plannerki mają szeroki zakres pakietów częściowej współpracy. Może nią być na przykład sama koordynacja, która nie ogranicza się wyłącznie do dnia ślubu, a średnio zaczyna się 3 miesiące wcześniej od sprawdzenia wszystkich umów i ustaleń z podwykonawcami oraz stworzenia szczegółowego harmonogramu działań przygotowawczych i całego przebiegu wesela.

Dyplomacja, asertywność i empatia

Jak przyznają wedding plannerki ich praca jest bardzo samodzielna i wymaga dużo samodyscypliny. Typowy dzień zaczyna się rano, najczęściej w domowym biurze przy komputerze – to odpisywanie na maile, kontakt z parami, budowanie relacji z podwykonawcami. Są też dni wizytowania obiektów, degustacji, spotkań z dekoratorami itp.

Dużą część dnia zajmują działania sprzedażowo - marketingowe. Jak opowiada Bogna Bojanowska – zewnętrznej agencji zleca tylko pozycjonowanie oraz kampanie reklamowe, za to sama tworzy posty i relacje na media społecznościowe, obrabia zdjęcia i zajmuje się PR-em. W samej koordynacji pomaga jej natomiast mąż Michał Bojanowski. I taki duet damsko - męski dobrze się sprawdza. On bierze na siebie np. noszenie rzeczy oraz opiekę nad gośćmi, a ona pozostaje cały czas blisko pary młodej. Oboje prowadzą własne działalności i tak sobie ułożyli życie, by kończyć pracę o godzinie 15 i spędzać czas z trójką dzieci. Zdarza się natomiast, że Bogna Bojanowska spotyka się z parami online wcześnie rano lub późno wieczorem, dostosowując się do ich stref czasowych, stara się być elastyczna. Z kolei w sezonie weekendy wypełnia jej nadzorowanie przebiegu wesel.

- To ciężki kawałek chleba, także z tego względu, że my musimy co roku zdobyć nowych klientów. Nie mamy jakiejś bazy – wyjaśnia z kolei Valentina Pokrovskaya. - I tak duża część mojego dnia to też działania wewnątrz firmy: marketing, optymalizacje strony internetowej itd. Tak, jak w przypadku każdego małego przedsiębiorcy, przyjmujesz na siebie bardzo dużo ról.

Zdaniem Valentiny Pokrovskaya cukierkowy obraz jej profesji jako wiecznie uśmiechniętych, nienagannie ubranych pań w garniturkach, szpilkach, poprawiających najdrobniejszy kwiatek czy rozkładających winietki na stołach, to po części wina samej branży i jej komunikacji. Z drugiej strony coraz więcej wedding plannerek zaczyna pokazywać weselny backstage, który uzmysławia, ile tak naprawdę spraw mają na głowie. Zawód łączy w sobie wiele aspektów: zdolności organizacyjne, dyplomację, relacyjność, empatię, asertywność, spokój i zimną krew, a także niemały wysiłek fizyczny – niezliczone morze kroków do pokonania, zwłaszcza podczas tego decydującego dnia.

Szczęście największą nagrodą

Na rynku polskim dobrze działają rekomendacje zadowolonych klientów, natomiast w przypadku klientów zagranicznych – jak mówi Bogna Bojanowska - sprawdza się głównie pozycjonowanie, płatne kampanie reklamowe i wsparcie w postaci mediów społecznościowych, głównie Instagrama. Karolina Wereszczyńska mocno dba o opinie w Google i po każdej pomyślnej realizacji zabiega o ich pozyskanie zarówno ze strony pary młodej jak i podwykonawców czy obiektów weselnych. Dorocie Janickiej-Kurlenda pomagają także wywiady eksperckie w prasie branżowej oraz wydane przez nią książki. Valentina Pokrovskaya przyznaje, że wiele rekomendacji ma od usługodawców i od hoteli, zdarza się także, że polecają ją inne wedding plannerki, gdy same nie mają wolnego terminu.

Co najbardziej cenią w swoim zawodzie?

Valentinie Pokrovskaya paradoksalnie przyjemność sprawiają… kłopoty.

- Bardzo lubię koordynację i analizowanie, gdy coś pójdzie nie tak, a później ten moment znajdywania rozwiązań sprawia mi ogromną satysfakcję – mówi.

Uwielbia też tworzyć szczegółowe scenariusze i dopinać je na ostatni guzik: - Lubię ten moment, kiedy para młoda jest taka szczęśliwa, zadowolona, kiedy widać, że naprawdę coś fajnego się zrobiło, coś co z nimi zostanie na zawsze. Tego właśnie brakowało mi w pracy w korporacji – stwierdza.

Zdaniem Doroty Janickiej-Kurlendy praca konsultanta ślubnego to połączenie perfekcyjnej organizacji, wysokiej estetyki, strategii budowania marki osobistej oraz wytrwałości i empatii.

– Kanwą jest służba drugiemu człowiekowi, stawianie potrzeb klienta na pierwszym miejscu. Szerzej o tym zagadnieniu można przeczytać w mojej książce „Sezon na ślub. Jak zostać wedding plannerem”. Tego uczę na szkoleniach Wedding Master Academy – opowiada.

- Jest taki moment na ślubie, gdy panna młoda idzie do ołtarza i wówczas myślę sobie: kurczę zrobiłam kawał dobrej roboty, wszyscy jesteśmy tutaj, ona wygląda pięknie, jest uśmiechnięta i tak trochę kamień mi spada z serca. I to jest chyba ten moment, który lubię najbardziej - przyznaje Karolina Wereszczyńska.

Romantyzm tak, ale przede wszystkim praca

Jak zatem ma się praca wedding plannerek do obrazu stworzonego w filmach i programach telewizyjnych?

- Obraz ślubnych przygotowań przedstawiany w komediach romantycznych niesie ze sobą olbrzymią dawkę humoru, romantyzmu, odrobinę szaleństwa i dużo zaskakujących sytuacji. To wszystko towarzyszy również naszej pracy – przyznaje Dorota Janicka-Kurlenda. - Niemniej w rzeczywistości zestawione jest to z ogromem wymagającej pracy, której filmy już tak ochoczo nie pokazują. Jedno jest pewne, że poziomy emocji rzeczywistego wesela z pewnością dorównują tym filmowym.

Zdaniem Bogny Bojanowskiej nigdy w Polsce nie będziemy na takim poziomie jak w amerykańskich filmach, gdzie obsługą wesela zajmują się ogromne firmy i rzesze wedding plannerek. Natomiast reszta się zgadza, a przede wszystkim widoczna jest podobna pasja.

Według Valentiny Pokrovskaya dobre wrażenie na pewno liczy się w tym zawodzie, zwłaszcza przy koordynacji, kiedy jest się w kontakcie z parą młodą i gośćmi - z boku, ale i w samym centrum wesela. Na tym i słuchawkach bezprzewodowych, tak pomocnych w dyskretnej komunikacji, kończą się zbieżności z hollywoodzkimi filmami. Nie jest to wszystko takie wymuskane, to przede wszystkim ciężka praca. Rekord Valentiny Pokrovskaya, jeśli chodzi o koordynację to 23 godziny 45 minut, potem 40 minut snu… i znowu na nogach kolejne 20 godzin.

Amerykańskie produkcje bardzo często kreują też obraz "bridezilli" tj. panny młodej z piekła rodem, z którym Valentina Pokrovskaya się nie zgadza. Nie znaczy to, że nie zdarzają się ciężkie sytuacje, ale podchodzi do nich ze zrozumieniem. To całkowicie normalne, że panna młoda odczuwa ogromny stres i emocje.

Tak więc, choć wizerunki wedding plannerek w hollywoodzkich produkcjach są przerysowane i stereotypowe, sporo elementów jednak się powtarza: perfekcjonizm, drobiazgowość, elegancja, zaradność, przebojowość, odwaga. Wedding plannerki twardo stąpają po ziemi, są świetnie zorganizowane, zawodowo i prywatnie, pewne siebie, a jednocześnie bardzo ludzkie, ciepłe i radosne. Lubią to, co robią i sprawdzają się w tym. Wiedzą, czego pragną i mają konkretne plany na przyszłość.