Jest sposób, który pomaga w optymalizowaniu kosztów, znajdowaniu i eliminowaniu źródeł strat bez pogarszania warunków pracy człowieka. Co więcej, środowisko pracy, ergonomia i bezpieczeństwo, bardzo często, w widoczny sposób, poprawiają się. Tym sposobem jest Lean Management, czyli tzw. „Szczupłe Zarządzanie”

Co to jest Lean Management?

Jest to technika zarządzania organizacją, która pozwala przeanalizować, co się dzieje na poszczególnych polach operacyjnych firmy, a potem zredukować wszystkie zbędne nakłady. Istotne jest to, że Lean Management może być wdrożony zarówno w firmach produkcyjnych, jak i typowo usługowych. Odpowiednia analiza kosztów, pozwalająca na ich bezbolesną, z punktu widzenia firmy, redukcję, może być z powodzeniem przeprowadzona praktycznie w każdego rodzaju przedsiębiorstwie, przy czym bez znaczenie jest tu jego wielkość, czy zakres działania - dodaje Monika Stankiewicz.

Zbędne nakłady, czyli straty w myśl rozumienia Lean Management, są to wszystkie działania, które podnoszą koszty produkcji czy usługi bez użytecznego wkładu. Czyli takie, za jakie klient nie jest w stanie lub nie chce zapłacić.

Od czego więc zacząć?

Zacząć trzeba od innego spojrzenia na problemy. Zobaczyć w nich potencjał do rozwoju. Jeżeli uda nam się to osiągnąć, to nic nie będzie stało na przeszkodzie, aby rozpocząć wdrażanie Lean Managementu w firmie. W pierwszej kolejności trzeba będzie wybrać zespół ludzi, który będzie pracował nad stworzeniem nowych rozwiązań i wdrożeniem ich w życie. Najlepiej, gdy są w nim przedstawiciele różnych działów czy obszarów firmy. Następnie należy wskazać obszar do poprawy, wyznaczyć mierzalne cele i zrobić warsztat. W czasie tego warsztatu pracownicy nauczą się stosowania narzędzi Lean Management i wyrobią w sobie nawyk ciągłego doskonalenia. Optymalizują wyznaczony obszar, korzystając z dostępnych zasobów. Nie ma tutaj rewolucji i kupowania drogich technologii czy maszyn.

W zależności od celu warsztatu może to być większa efektywność linii, lepsze wykorzystanie maszyn, wyższa jakość, większa elastyczność produkcji, odzyskanie powierzchni do pracy, uproszczenie i skrócenie procesów, np. zakupów czy ofertowania, zmniejszenie zapasów magazynowych, odblokowanie pieniędzy zamrożonych w materiałach. Dany obszar staje się uporządkowany, a przepływy są klarowne.

Zaufanie do ludzi

Niezwykle ważny jest też aspekt ludzki. Podczas projektu dajemy głos pracownikom i możliwość wykorzystywania przez nich swoich pomysłów. Czują, że ich praca ma sens. To co robią w trakcie warsztatów przekłada się bezpośrednio na wygodę ich pracy. Bardzo ważny jest też proces oswajania zmian. Ludzie uczą się popełniania błędów. Dajemy im szansę w bezpiecznych warunkach na próbowanie nowych rozwiązań, wyciągania wniosków i udoskonalanie. Taki warsztat daje także możliwość kontaktu, poznania się  pracowników liniowych z top managementem. Często zostaje skrócony dystans. Zmniejsza to później lęk przed kontaktem, przekazywaniem swoich pomysłów kierownictwu. 

Nie jest to jednorazowe wydarzenie. Jest to przecież wdrożenie nowego sposobu działania, nowej filozofii. To jest tak, jak ze zdrowym trybem życia. Jeżeli decydujemy, że chcemy mieć dobrą kondycję, to nie wystarczy pójść raz pobiegać. Pierwszy warsztat jest po to, żeby pokazać ludziom narzędzia i nauczyć ich, jak je stosować. Przekonać ich, że usprawnianie jest możliwe. Oswoić ze zmianą. Potem bardzo ważne jest, żeby to kontynuować , żeby ludzie mieli możliwość ciągłego doskonalenia swojego środowiska pracy. Dawać im taką możliwość w codziennym działaniu. To działa niezwykle motywująco na pracowników.

Warsztaty są bardzo spektakularne, zawsze dają wyniki i efektywność zawsze wzrasta. Natomiast ważne jest to, aby tych przeszkolonych ludzi wykorzystać potem do rozpowszechniania nowej kultury pracy wśród pozostałych pracowników. Umożliwić im dalsze usprawnianie.