Budzik dzwoni o szóstej rano. Znów trzeba wstać wcześniej niż zwykle, bo przez dzieci biegające po domu praca nad projektami wydłuża się w czasie. O ósmej trzydzieści pierwszy call z zespołem. Burzę mózgów przerywa dziewięcioletni syn domagający się osobnego laptopa do uczestnictwa w zdalnych lekcjach. Niedługo później, w chwili rozgrywania już trzeciej w tym dniu walki z routerem wi-fi, kot zrzuca z blatu kawę, a mąż krzyczy z sypialni „wstawiłaś pralkę z bielizną?!”, nie bacząc na włączony mikrofon i trwające e-spotkanie żony
z szefostwem

- Właśnie tak w ostatnich tygodniach wygląda mój dzień - zdradza Monika, Digital Marketing Team Leader w pomorskim oddziale światowego producenta urządzeń biurowych. – W naszym domu tak dużo się dzieje, że ciężko jest pracować wydajnie i utrzymać profesjonalny  charakter pracy.

Home office, dzień 59. A miało być tak pięknie. 

Home office’owe codzienność Moniki nie jest wyjątkiem. Wręcz przeciwnie, obraz pracy zdalnej okraszony rodzinnymi przekrzykiwaniami i całym inwentarzem niedogodności stał się w ostatnich czasach dość powszechny. 

Wszystko z powodu licznych decyzji o wstrzymaniu działalności firm i przeniesieniu miejsca pracy w tryb zdalny. Decyzji, która wprawdzie z początku przyjęta została z entuzjazmem, dziś przynosi pierwsze negatywne skutki. Nie chodzi tu bynajmniej o spadki sprzedażowe, lecz o coraz większe problemy z organizacyjne na niemal wszystkich szczeblach przedsiębiorstw. Pracownicy tracą motywację, kontrahenci stają się namolni, a managerowie przekonują się, że wcale nie tak łatwo jest zarządzać przez Zooma.

- Wdrożenie zdalnej pracy nie jest wcale proste -  wyjaśnia dr hab. Piotr Wróbel, profesor Uniwersytetu Gdańskiego wykładający na wydziale zarządzania. - Co więcej, ta forma organizacji pracy nie jest dla każdej firmy i dla każdego pracownika, a nie każdy menedżer potrafi zarządzać pracownikami, których nie widzi. 

Praca „na oślep” nie jest zresztą problematyczna wyłączne dla kierownictwa. Każdemu z nas ciężko jest skutecznie się komunikować, gdy zamiast dobrze nam znanych, trójwymiarowych postur home office zapewnia jedynie małe i zamierające z każdym przerwaniem połączenia sieciowego pikselowe twarze. 

- Regularne calle na MS Teams nie są w stanie zastąpić obecności drugiego człowieka, nie mobilizują równie mocno jak spotkania statusowe w biurze - przyznaje Izabela, Account Manager w gdańskiej agencji PR. - Dziś marzę o powrocie do biura. Zdecydowanie nie doceniałam normalnego, przedwirusowego stanu rzeczy.

Wirtualny substytut nie wystarcza

Kontakt z innym ludźmi to nie tylko rozmowa. To cały arsenał niewerbalnych komunikatów, które dekodujemy dzięki wrodzonym zmysłom i nabytym kompetencjom społecznym. Gestykulacja, mimika, prezencja, porządek intonacyjny, charakter spojrzenia, a nawet pozycja ciała - te wszystkie elementy mają realny wpływ na prawidłowy odbiór intencji nadawanych nam przez rozmówcę. Skuteczna komunikacja - także ta nawiązywana w ramach kontaktów służbowych, z klientami, kontrahentami, podwładnymi czy przełożonymi - to komunikacja face to face, a właściwe body to body.

- Pozostając w bezpośredniej relacji w biurze wywieramy na siebie wpływ za pomocą wielu zmysłów - tłumaczy dr hab. Krystyna Adamska, profesorka Uniwersytetu Gdańskiego działająca przy Instytucie Psychologii. - Kontakt dotykowy umożliwia przekazywanie pozytywnego nastawienia, a zapach informuje o silnych negatywnych emocjach. W ten sposób przekazujemy sobie znacznie więcej informacji i ich subtelnych odcieni, niż pracując zdalnie.

Wnętrze ma znaczenie

Praca w biurze to nie tylko ludzie. To także przestrzeń ze wszelkimi wypełniającymi ją przedmiotami stanowiącymi o ergonomii i higienie pracy. Ci, którzy przez lata śmiali się z mało przytulnych wnętrz i odstających od designerskich krzyków mody foteli biurowych, niedługo po przejściu na home office przekonali się na własnej skórze, jak potrzebne jest przestronne biurko i jak wielkim ułatwieniem w pracy jest biała tablica z markerami.

- Na kanapie w salonie pracuje się przyjemnie, ale tylko przez kilka dni - ocenia Ewa Szabuniewicz, GCC Site Manager i Head of HR Poland w Staples Solutions - Już po pierwszym tygodniu pracy zdalnej zaczęły do nas spływać prośby pracowników o możliwość wypożyczenia wygodnego biurowego krzesła czy biurka. 

Niestety mało który pracownik może sobie pozwolić na wniesienie do mieszkania nowych mebli i utworzenie niezależnego biura. Równie trudne okazuje się być zadbanie o odpowiednie nasłonecznienie, wentylację czy poziom hałasu w pomieszczeniu. Eksperci ostrzegają, że dłuższa praca w przestrzeni do tego nieprzystosowanej może skutkować poważnymi problemami.

- Pracodawcy obłożeni są wieloma przepisami prawa, dzięki którym miejsca pracy są w większości przypadków dobrze przygotowane do przykładowo wielogodzinnej pracy przy komputerze - tłumaczy Leszek Brach, właściciel gdańskiego ZUI Ergonomia od 35 lat specjalizującego się w szkoleniach z zakresu ergonomii pracy. - Niestety jedynie niewielka część miejsc w domu nadaje się do pracy w takim samym stopniu, jak w dobrej klasy biurowcach. Może to poskutkować wadami wzroku, postawy, bólami mięśni czy wręcz problemami z układem krążenia.

- Równocześnie należy brać pod uwagę psychiczny komfort pracowników - dodaje Leszek Brach. - Mnogość bodźców rozpraszających uwagę, wśród których są pozostające w domu dzieci, stres związany z mało profesjonalnym tłem i dźwiękami pojawiającymi się w czasie służbowych rozmów, a także pogorszona organizacja pracy, powodują, że utrzymujące się na dłużej napięcie skutkuje złym samopoczuciem, a to z kolei może się odbić i na zdrowiu, i na efektywności pracy. 

To dom czy biuro?

Praca z domu może okazać się problematyczna także ze względu na mieszanie się ról rodzinnych z obowiązkami zawodowymi. Po tygodniach pracy w trybie zdalnym żadna z obu sfer - rodzinnej i zawodowej - nie jest już transparentna i wystarczająco pielęgnowana. Ciężko się skupić na obowiązkach służbowych, gdy dziecko żąda zabawy; równie ciężko jest odprężyć się i w spokoju oddać relaksowi w domu, kiedy myśli krążą wokół bliskiego deadline’u, a wzrok sam kieruje się w stronę prowizorycznego biura
w kącie salonu.

- Praca biurowa, która wprowadza dystans między domem i pracą i skraca dystans między współpracownikami, zachowuje porządek fizyczny, społeczny i psychologiczny, do którego przywykliśmy - tłumaczy dr hab. Krystyna Adamska. 

Ekspertka przyznaje, że wraz z rozpoczęciem pracy zdalnej wykonywanej bezpośrednio z domowego zacisza porządek ten ulega zmianie. Odbija się to nie tylko na nas samych i jakości wykonywanej przez nas pracy, lecz także na pozostałych domownikach i ich komforcie psychicznym oraz fizycznym.

- Praca z domu może wydawać się fajna. Problem w tym, że dosyć silnie rzutuje na życie prywatne - przyznaje Paweł, który dzieli 32-metrową kawalerkę w Gdańsku-Żabiance z partnerką pracującą zdalnie. - U nas czasami dochodzi do sytuacji, że muszę wyjść do kumpla albo siedzieć całe popołudnie w ciszy, żeby nie przeszkadzać mojej narzeczonej w pracy. Nieraz było odwrotnie: to ona musiała wyjść lub zamknąć się w łazience, bo ja zajmowałem pokój, sprzątając czy skręcając jakiś mebel. 

Dla samozapartych i uporządkowanych

Nie wszyscy jednak są niezadowoleni z home office. Niektórym ten tryb przypadł do gustu.  To z reguły osoby, które doskonale radzą sobie w warunkach odosobnienia i potrafią samodzielnie planować zadania dla siebie. Praca z domu ma szansę sprawdzić się u tych, którzy cenią sobie niezależność, są samozaparci
i uporządkowani.

- Nie muszę teraz podporządkowywać spraw osobistych 8-godzinnemu czasowi pracy. Mogę robić przerwy w ciągu dnia na załatwienie różnych rzeczy, jeżeli mój kalendarz na to pozwala, by na przykład wieczorem wrócić do swoich obowiązków - przyznaje Karolina, senior account w gdańskim oddziale znanego skandynawskiego koncernu. - Jestem też bardziej efektywna, ponieważ w domu mam ciszę i mogę się skupić, a w biurze pracuję na open space, co czasami utrudnia szybkie i prawidłowe wykonywanie zadań. 

Jednak zamiłowanie do pracy w odosobnieniu dotyczy jedynie części osób, które w związku z wybuchem epidemii zostały oddelegowane do pracy w domu. Dla pozostałych samodzielne  koordynowanie czasem pracy i brak fizycznego kontaktu z ludźmi mogą stanowić poważne wyzwanie.

- Wśród nas są takie osoby, których efektywność w dużym stopniu uzależniona jest od kontaktu z innymi, albo które są na początku kariery zawodowej i nie do końca potrafią samodzielnie zorganizować sobie dzień pracy. Praca z domu nie będzie dla nich dobrym rozwiązaniem - dodaje Ewa Szabuniewicz z Staples Solutions.